ERP: Produktivität steigern, Prozesse und Datenmanagement optimieren (Teil 1)

Was sie leisten und warum ihre Bedeutung weiter zunimmt

In der Diskussion um “Industrie 4.0.” oder “Digitalisierung der Arbeit” wird mitunter der Eindruck erweckt, Unternehmen stünden hier gerade erst am Anfang von etwas ganz Neuartigem. Tatsächlich ist die vielbeschworene digitale Vernetzung jedoch längst integraler Bestandteil der unternehmerischen Praxis. Insbesondere wenn es um die oft hochkomplexen Planungs- und Steuerungsvorgänge geht, mit denen Führungskräfte  – nicht nur in der Industrie – heute tagtäglich zu tun haben. Daher nehmen in unserem neuen Beitrag das Thema Enterprise Resource Planning, kurz ERP genauer unter die Lupe und gehen der Frage nach:

Was ist ein ERP-System und was hat ein Unternehmen davon?

Das Ziel eines ERP-Systems ist die gesamte Wertschöpfungskette jederzeit im Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der benötigten Menge zur Verfügung stehen. Diese Aufgabe lässt sich -nicht erst seit heute- am Besten mit Hilfe spezialisierter IT-Lösungen bewältigen, deren Basis die Gesamtheit aller im Unternehmen generierten Daten bildet.

ERP-Systeme sind aus der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken und die Zahl der Bereiche, in denen sie zum Einsatz kommen, nimmt stetig zu. Wurden noch vor wenigen Jahren vorrangig in Großunternehmen und IndustrieproduktionERP-Systeme eingesetzt, nutzen heute auch vermehrt KMU unterschiedlichster Branchen die Vorteile einer softwaregestützten Prozesssteuerung .

Bei kaneo entwickeln wir für Kunden individuelle Unternehmensanwendungen, zur Abbildung von Lagerverwaltung, Vertriebsaktivitäten, der Buchhaltung und vielen anderen Anforderungen. Und auch selbst haben wir vor zwei Jahren ein ERP-System eingeführt. Unsere Erfahrungen damit teilen wir gerne mit euc. Zum Start soll es heute aber zunächst um einigen grundlegenden Fragen gehen.

Welche Unternehmensbereiche werden im ERP-System erfasst?

ERP-Systeme – Eine Einführung

Wie sie entstanden sind und was sie heute leisten

Sinn und Zweck von ERP-Systemen ist es, die Geschäftsleitung mittels einer zentralen Datenverwaltung effektiv dabei zu unterstützen, sämtliche vorhandenen Ressourcen und zu steuernden Geschäftsprozesse jederzeit im Überblick zu behalten.

Ein ERP-System besteht aus aufeinander abgestimmten, spezialisierten  Softwaremodulen für unterschiedliche Unternehmensbereiche –  von der Materialwirtschaft über die Produktion bis hin zu Vertrieb und Marketing oder – v.a. in Großunternehmen – Forschung und Entwicklung. Schnittstellen können u.a. zu Finanzplanung und Rechnungswesen, Qualitätsmanagement, Controlling und der Personal-Abteilung bestehen.

Welche Bereiche im Einzelnen von einem ERP-System erfasst werden sollen, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Alle Module innerhalb eines ERP-Systems greifen auf eine gemeinsame Datenbank zu und sind bei Bedarf in der Lage, untereinander zu kommunizieren.

Von entscheidender Bedeutung für die Zuverlässigkeit eines ERP-Systems ist die Qualität der zugrundeliegenden Daten.

Diese sollten innerhalb des Unternehmens eindeutig zuzuordnen und nur einmal vorhanden sein. Es gilt: Nur ein sauberer Datensatz garantiert einen stimmigen Informationsfluss und letztlich aussagefähige Ergebnisse. Oder, wie wir IT-ler gerne sagen: „Kommt Mist rein, kommt Mist raus.“

ERP-Systeme sind mächtige Steuerungsinstrumente

Eine der zentralen Funktionen von ERP-Systemen ist es, Ressourcen und Prozessabläufe permanent zu erfassen, zu dokumentieren und, wo möglich, zu unterstützen – etwa durch Automatisierung. Auf diese Weise werden u.a. die Einhaltung von Prozessstandards sichergestellt, Planbarkeit  (v.a. im Bereich der Materialbeschaffung und der Warenlieferkette) gewährleistet und ein rechtzeitiges Eingreifen bei Störungen der Abläufe ermöglicht.  ERP-Systeme tragen somit aktiv zur laufenden Optimierung von Geschäftsprozessen bei und erleichtern die Organisation der Arbeitsabläufe  des gesamten Unternehmens.

Die modulare Struktur moderner ERP-Systemen macht es möglich, dass sich sowohl einzelne Geschäftsbereiche zeitgleich und unabhängig voneinander beobachten und steuern lassen, als auch mehrere (odere alle) Bereiche miteinander vernetzen. Neuere Entwicklungen setzen vermehrt auf eine webbasierte Infrastruktur und darauf, auch eine unternehmensübergreifende Prozesssteuerung zu ermöglichen.

Sieben Vorteile des Einsatzes von ERP-Systemen für Unternehmen

Ein optimal eingesetztes ERP-System erhöht Effizienz und Qualität und senkt Kosten:

  1. Abläufe und Prozesse vereinfachen und beschleunigen
  2. Schnellerer Zugriff auf wichtige Informationen
  3. Qualität der Datenerfassung laufend optimieren
  4. Fehler minimieren durch Automatisierung von Standardprozessen
  5. Redundate Daten und Doppelarbeiten vermeiden
  6. Zusammenarbeit einzelner Bereiche und Abteilungen untereinander verbessern
  7. Kosten senken durch höhere Arbeitsqualität, Effizienz und Optimierung von Schnittstellen

Die Entstehungsgeschichte moderner ERP-Systeme

Die Vorläufer unserer heutigen komplexen ERP-Systeme lassen sich bis in die Mitte des 20.Jahrhunderts zurückverfolgen. Ihr Ursprung liegt in den ersten EDV-gestützten Programmen zur Materialbedarfsplanung, den MRP-Systemen, die im Zuge der fortschreitenden Optimierung industrieller Fertigungsprozesse ab Mitte der 1960er Jahre auf den Markt kamen. Die Bezeichnung steht für “Material Requirements Planning”. Diese wurden im Laufe der 1980er Jahren schrittweise in ihrem Funktionsumfang erweitert. Es entwickelten sich die sog. MRPII-Systeme, wobei die Abkürzung hier “Manufacturing Ressource Planning” meint und aufzeigt, dass über die reine Materialwirtschaft hinaus nunmehr der Produktionsablauf als Ganzes erfasst werden soll.

Auch die MRPII-Systeme waren jedoch Insellösungen, die nur einen Teil der Informationsflüsse innerhalb der gesamten Unternehmensstruktur abbilden konnten.

Im Laufe der Zeit haben sich Unternehmensanwendungen von einzelnen Insellösungen hin zu immer stärker vernetzten Systemen entwickelt

Heute verbindet ein ERP-System übergreifend sämtliche Bereiche eines Unternehmens.

Wie ERP-Systeme Prozesse optimieren helfen

Beispiele für Anwendbarkeit in verschiedenen Unternehmensbereichen

Beispiel: Materialwirtschaft

Der Ursprung der computergestützten Ressourcenplanung. Die ersten Vorläufer heutiger ERP-Systeme waren vor gut 50 Jahren in diesem Bereich angesiedelt. Für Unternehmen im produzierenden Gewerbe stellt die Lagerhaltung nach wie vor eine Herausforderung dar. Immer größere Mengen an verkaufsfertigen Waren, Rohstoffen und Teilprodukten müssen beschafft, zwischengelagert und vorgehalten werden. Mit Hilfe von ERP-Systemen stellen die produzierenden Betriebe sicher, dass Produktionsplanung, Materialverwaltung und Lieferanten dabei Hand in Hand arbeiten. Von der Bedarfsermittlung über die Erteilung eines Lieferauftrages bis zum Verbuchen der gelieferten Artikel werden sämtliche Vorgänge innerhalb der Supply Chain digital erfasst, gespeichert und ausgewertet. Die Menge der zu lagernden Ware kann so im Idealfall drastisch reduziert, die Prozessdauer verkürzt und  eine Just-in-Time Lieferung überhaupt erst ermöglicht werden.

Beispiel: Produktion

Unternehmen müssen heute viel schneller und agiler auf kurzfristig wirksame Markteinflüsse reagieren als in den Anfangstagen der industriellen Fertigung. ERP-Systeme tragen maßgeblich dazu bei, die Produktionsplanung den wechselnden Gegebenheiten eines weltweiten Marktes anzupassen. Wertvolle Zeitgewinne erfolgen nicht zuletzt durch die unmittelbare Vernetzung der Produktion mit anderen Unternehmensbereichen wie z.B. Vertrieb oder Rechnungswesen – hier mussten in Vor-ERP-Zeiten oft komplizierte und zeitaufwendige Schnittstellen-Lösungen geschaffen werden, um die Programme der Teilbereiche miteinander kompatibel zu machen.

Ein weiterer Aspekt:  Endprodukte bestehen heute sehr oft aus einer Vielzahl von Einzelteilen, die bei Zulieferern aus alle Teilen der Welt bestellt und nach Lieferung vor Ort im Unternehmen nach einem festen Schema zusammengefügt werden müssen. Stücklisten dienen hierbei als unverzichtbare Orientierungshilfe. Ohne ERP-System kann es bei komplexen Lieferketten  schon mal zu unerwünschten Dopplungen oder Verlusten kommen – wenn etwa Stücklistendaten mehrfach gespeichert oder nicht eindeutig gekennzeichnet werden. Greift jedoch während der gesamten Supply Chain ein modernes ERP-System, sind solche Fehler (die das Unternehmen finanzielle Einbußen bedeuten kann) praktisch ausgeschlossen.

Beispiel: Vertrieb und Marketing

Beide Abteilungen arbeiten in den meisten Unternehmen traditionell eng zusammen. Wie aber sieht es mit der Anbindung an weitere Bereiche, etwa ans Controlling oder die Finanzbuchhaltung aus? Eine detaillierte Kenntnis der Finanzlage im Unternehmen, hilft z.B. auch der Marketing-Abteilung bei der Erstellung bedarfsgerechter Verkaufsanalysen für die aktuelle Produktpalette. Über ein optimal strukturiertes ERP-System wird hier ein einfacher Informationsaustausch ermöglicht.

Ein weiteres Beispiel:  Niemand kennt die Kunden des Unternehmens und ihre Bedürfnisse so gut wie die Vertriebsmitarbeiter. Von diesem Erfahrungsschatz kann die Finanzplanung ebenso profitieren wie die Materialwirtschaft. Die Integration von CRM-Modulen gehört deshalb bei aktuellen ERP-Lösungen schon fast zum Standard. Auch für den Vertrieb selbst ergeben sich weitere Vorteile, etwa wenn Mitarbeiter schnellen Zugriff auf Daten aus der Auftragsabwicklung erhalten und somit die Kunden über den aktuellen Status quasi in Echtzeit informieren können – was wiederum zu einer vertrauensvollen Kundenbeziehung beiträgt.

ERP-Systeme sind absolute Multitalente

Moderne ERP-Systeme  bieten Schnittstellen für nahezu alle Geschäftsbereiche. Ob für ein zuverlässiges Liquiditätsmanagement im Rechnungswesen, bei der Suche nach Einsparpotentialen, für Qualitätsmanagement-Maßnahmen aus der Controlling-Abteilung  oder auch für die Planung von Fortbildungsmaßnahmen seitens der Personalentwicklung – überall wird auf die eigenen Datenbestände des internen ERP-Systems zurückgegriffen. Und nicht nur wenn es darum geht, die Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen synchron abbilden und analysieren zu können, sind ERP-Systeme von großem Nutzen: Auch für zentrale Verwaltungsaufgaben wie etwa das Dokumentenmanagement erhält das ERP-System im Unternehmen eine wichtige Bedeutung.

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich große Mengen an (digitalisierten) Dokumenten übersichtlich, revisionssicher und beliebig indizierbar in einer Datenbank ablegen – ein wichtiger Schritt auf dem Weg vom klassischen Druckarchiv hin zum Papierlosen Büro.

Eine gut gepflegte Datenbank ist das Herzstück jedes ERP-Systems

Wir haben es weiter oben bereits angesprochen, aber dieser Aspekt kann gar nicht oft genug wiederholt werden: Passend konfiguriert und regelmäßig gepflegt steckt in der zentralen Stammdatenverwaltung das wohl stärkste Potential für Unternehmen, die ein ERP-System nutzen. Denn Stammdatenbestände, das wissen nicht nur die Mitarbeiter großer Unternehmen, neigen zu Redundanzen und Inkonsistenz: Daten werden Daten doppelt und dreifach gesammelt, Informationsstände weichen voneinander ab oder lassen sich nur lückenhaft zurückverfolgen. Die saubere, zentrale Verwaltung aller Stammdaten durch ein ERP-System garantiert Verlässlichkeit und liefert die wichtigste Grundlage für reibungslose Betriebsabläufe.

ERP-Systeme – Nicht (mehr) nur  für die „Großen“ von Bedeutung

Große und über verschiedene Standdorte verteilte Unternehmen profitieren also von einem ERP-System, wenn großen Datenmengen verwaltet werden müssen, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen geregelt werden soll oder globale Lieferketten kontrolliert werden sollen. Tatsächlich wurden ERP-Systeme (und ihre Vorläufer) ursprünglich für große Industriebetriebe entwickelt.

Doch die Vorteile, die sich aus einer zentralen Datenverwaltung und der IT-gestützten Beobachtung und Optimierung von Prozessabläufen ergeben, sind über alle Branchen und Betriebsgrößen hinweg für jedes Unternehmen erstrebenswert. Nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen und vor dem Hintergrund eines – auch für kleine, lokal aktive Unternehmen – zumindest in der Theorie globalisierten Absatzmarktes.

Die Anforderungen von KMU an ERP-Systeme sind andere als die eines internationalen Multikonzerns. Und doch bieten Anbieter von ERP-Software ein deutlich breiteres Spektrum an Modellen an als noch vor wenigen Jahren und es existieren verschiedene Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.

Neben fertigen Branchenlösungen und branchenübergreifenden „schlüsselfertigen“ ERP-Systemen, können individuell programmierte ERP-Lösungen Unternehmen dabei unterstützen die internen Daten und Prozessabläufe IT-gestützt zu optimieren. Darüber hinaus existieren immer mehr Lösungen, die mobil und in der Cloud verfügbar sind.

In einem späteren Artikel widmen wir uns deshalb den verschiedenen Arten heute verbreiteter ERP-Systeme und zeigen auf, was Unternehmen bei der Entscheidungsfindung beachten sollten.